ホームページの管理や更新、簡単にするには？
中小企業庁の調査では自社ホームページを開設している企業の割合は91.8%となっており、この割合は年々上昇しているようです。
(参考：通信利用動向調査 – https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/statistics05.html)
企業におけるホームページの必要性が高まっていることが感じられますが、一方、中規模企業でホームページの更新を毎日～毎月行っている会社は約25%にとどまっているそうです。
ホームページの定期的な更新は意外と大変です。
「そういえば会社のホームページ、最後に更新したのはいつだろう？」
とならないように、今回は更新作業の見直しや、なるべく楽に更新できるような方法のご紹介をさせていただきます。
ホームページの更新作業にはどのようなものがあるのか？
必要な作業の内容を確認・リストアップすることで、把握しきれなかった作業を整頓し見える化することができます。
代表的な更新作業を例として挙げていきます。
ニュース / ブログの更新
ニュースリリースの更新や社員ブログの更新など、主にブログとして運用している箇所の更新が該当します。
特にニュースリリースは内容が決まっていたりある程度更新がしやすいですが、社員ブログとなると「とりあえず今週の担当は○○さんなので、更新お願いします」と漠然とした作業内容になりがちです。
テキスト / 画像の更新
ブログとして更新している箇所だけではなく、ホームページのコンテンツ自体を更新することもあります。
これは会社の実績を更新する、会社情報が変わった際に更新するなどが該当します。
特に画像の更新をする場合は写真の撮影なども作業に含まれる場合があります。
ページの新規追加
既に作成済みのページのテキスト / 画像の更新とは異なり、新たにページを作成する作業が該当します。
例えば、新卒採用に向けて特設ページを作成する、事業についてランディングページ(LP)を用意するなどです。
テキストや画像だけでなく、ホームページのプログラムに該当するHTMLやCSSを更新しないといけない場合もあり、作業の難易度や複雑さが高まってきます。
デザインの更新 / リニューアル
ホームページ自体のデザインを一新する、ホームページを作り直す作業が該当します。
頻繁に発生するような作業ではないですが大規模な作業になる可能性が高く、ホームページの制作会社などに依頼するケースが大半となってきます。
その他
上記のようにホームページの更新だけでなく、SNSの更新やアクセス解析、写真撮影なども作業の一部として考えられます。
表に出てこない、目立たない作業だとしても、ひとつひとつの作業には時間がかかるためキチンと考慮するべき事柄となってきます。
“ホームページを更新する”という作業を細かく考えていくと、様々な作業が多く存在しているので複雑に感じるかもしれません。
しかし、一つ一つの作業をなるべく簡単に行えるように工夫していくことで、更新作業をなるべく楽にして、更新頻度を高めることも可能です。
更新を簡単にするための取り組み
地道な内容も含まれますが、改めて取り組んでみることで作業を楽にするだけでなく更新作業自体の意義が高まる、更新を通じてホームページの価値を高めるなどにつながります。
マニュアル化を通じて誰でも作業が出来るようにする
「この更新は○○さんしかお願いできないから」という作業や、毎回手順が分からず考えながら進めないといけない作業は、マニュアル化して誰でも作業が行えるようにすることが重要です。
マニュアル化することで作業全体を確認することも出来るので、無駄な手順を省いたり短縮ができる場合もあります。
年間 / 月間スケジュールを作り定期更新の時間を設ける
お盆やお正月には長期休みのお知らせを掲載する、月初にはアクセス解析を行う、週に1度はブログの更新を行うなど、定期的な更新は前もって、いつ作業を行うか明確に決めてしまうことも大切です。
なんとなくの時期だけで作業の日取りを決めていないと、日々の業務に追われたまま更新作業に着手できないということもあり得ますが、あらかじめ作業日程を決めてしまえば事前に作業時間を確保しやすくなります。
また、長期休みの文言はテンプレートを作る、ブログ更新は会社の活動に合わせてテーマを決めておくなど、前もって準備を行っておくと、必要な作業が定まり更新もやりやすくなります。
なぜこの作業を行うのか？を見直す
「あ～ネタもないしペットの話でも書いておこう…」と、ただ漠然と社員ブログを更新していることありませんか？
その社員ブログ、何のために更新しているんでしょうか？
誰に向けて、何の目的で行っている作業なのかを考え直すことは大切です。
例えば”社員ブログは採用活動のために行っている”のであれば、ペットの話よりも会社の様子や仕事のやりがいが伝わるものがいいですよね？
毎日更新が難しいのであれば、毎週更新(ひと月に4回)などペースを落とし、目的が達成できるように作業内容を見直すことも必要になります。
改めて考慮した時に必要のない作業は行わず、より重要度の高い作業に時間を割くことで、更新で得られる効果も高まってきます。
ホームページの管理システムを見直す
更新作業が難しくて時間がかかる場合、ホームページの管理システムを更新が行いやすいものに変更することも考えてみましょう。
特に作業頻度が高い作業については効果が大きく、毎日30分かかっていた作業が15分に短縮できるようであれば、毎月5時間(15分×20日)の作業時間が短縮できるという事になります。
作業をマニュアル化をすることで解決する場合もありますが、管理システムをカスタマイズした方が良いケースもあります。
マニュアル化しても解決できない場合は、一度ホームページ制作会社や管理会社と相談してみましょう。
作業を外注化する
先述した”ページの新規追加”や”デザインの更新 / リニューアル”は社内で行うには難易度が高かったり時間がかかる可能性があります。
そのため、一部の作業に関してはホームページ制作会社やフリーランスの方に外注することでも作業を軽くできます。
外注化することで作業を社内で完結できなくなる(管理できない範囲が出てくる)デメリットも考えられますので、社内で行うべき作業と外注化する作業を一度整頓してみましょう。
思い切ってリニューアルすることも方法の一つ
更新作業は何か達成したい目的があり行っているものとなりますが、ホームページ自体が目的達成に適していないことも考えられます。
作ってから時間が経って情報がゴチャゴチャになっている、事業の内容が変わってきてホームページの方が適した形になっていないなど、運用自体に支障があるようであればリニューアルすることも必要となります。
更新作業を通じてホームページが適切な作りになっているかを見直し、必要があれば作り直すことも考えていきましょう。
なお、ホームページのリニューアルについては下記の記事でもご紹介しています。
ご参考になれば幸いです。
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ホームページの更新を楽にする方法をご紹介しましたが、自社で取り組むことや改善していくことが困難な場合もあります。
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